HRIS adalah sistem pengelola karyawan dari absensi sampai penggajian

Karyawan pertama biasanya cukup dicatat di buku. Karyawan kesepuluh mulai pindah ke spreadsheet. Begitu bisnis punya tiga cabang, dua shift, dan jadwal gajian yang makin padat, catatan itu butuh rumah yang lebih rapi.

Di titik inilah banyak pemilik bisnis mulai mengenal HRIS. HRIS adalah sistem untuk mengelola data dan administrasi karyawan dalam satu tempat, mulai dari absensi, jadwal kerja, cuti, lembur, sampai penggajian. Semua prosesnya berjalan digital, sehingga pemilik bisnis bisa memantau urusan karyawan dari mana saja dan tim HR punya lebih banyak waktu untuk hal yang lebih strategis.

Poin penting dari artikel ini

• HRIS menyatukan data karyawan, absensi, cuti, lembur, dan penggajian dalam satu sistem.
• HRIS, HRMS, dan HCM punya cakupan berbeda, dan HRIS menjadi fondasi administrasinya.
• Bisnis dengan jadwal kerja bergilir dan banyak cabang paling cepat merasakan manfaatnya.
• Pilih HRIS yang sesuai aturan ketenagakerjaan Indonesia dan mudah dipakai karyawan lewat HP.

Pengertian HRIS dan kepanjangannya

HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System, yaitu sistem informasi sumber daya manusia. Fungsinya mencatat, menyimpan, dan mengolah data karyawan secara digital, lalu menghubungkannya dengan proses harian seperti absensi, pengajuan cuti, dan penggajian. Hasilnya, data karyawan cukup diisi sekali dan bisa dipakai di banyak proses.

Sebelum memakai HRIS, data karyawan biasanya tersebar di beberapa tempat. Absensi ada di mesin atau buku, pengajuan cuti lewat pesan singkat, rekap lembur di spreadsheet, dan hitungan gaji di file terpisah. HRIS mengumpulkan semuanya ke satu sistem, sehingga setiap perubahan, misalnya karyawan mengambil cuti, langsung terlihat di proses lain yang terkait.

Bagi pemilik bisnis, HRIS juga berperan sebagai arsip yang rapi. Riwayat jabatan, kontrak, absensi, dan gaji setiap karyawan tersimpan di satu tempat dan mudah dicari saat dibutuhkan.

Perbedaan HRIS, HRMS, dan HCM

HRIS, HRMS, dan HCM sering dipakai bergantian, padahal cakupannya umumnya berbeda. HRIS berfokus pada data dan administrasi karyawan. HRMS menambahkan proses pengelolaan talenta seperti rekrutmen dan penilaian kinerja. HCM mencakup pengelolaan tenaga kerja secara strategis, termasuk perencanaan dan pengembangan karyawan jangka panjang.

Batas ketiganya memang cair, karena banyak penyedia memakai istilah yang berbeda untuk produk yang mirip. Cara paling praktis untuk memilih adalah melihat fitur yang ditawarkan, bukan istilahnya.

Fungsi utama HRIS dalam operasional bisnis

Fungsi utama HRIS ada di empat area: menyimpan data karyawan secara terpusat, mencatat absensi sesuai jadwal kerja, mengelola pengajuan cuti, lembur, dan klaim biaya, serta menghitung gaji dari data yang sudah tercatat. Keempatnya saling terhubung, sehingga data dari satu proses langsung dipakai di proses berikutnya.

Data karyawan terpusat

Profil setiap karyawan, mulai dari jabatan, cabang, tanggal bergabung, sampai data pajak dan BPJS, tersimpan di satu tempat. Saat ada karyawan baru, promosi, atau pindah cabang, perubahannya cukup dicatat sekali.

Absensi dan jadwal kerja

Karyawan bisa melakukan check-in lewat HP, dan kehadirannya langsung tercatat di sistem. Untuk bisnis dengan jadwal bergilir, seperti restoran dengan shift pagi dan malam, absensi bisa dicocokkan dengan jadwal masing-masing karyawan.

Cuti, lembur, dan klaim biaya

Pengajuan cuti, lembur, dan penggantian biaya masuk lewat sistem, lalu diteruskan ke atasan atau HR untuk disetujui. Karyawan bisa melihat sisa saldo cutinya sendiri, dan HR punya catatan lengkap setiap pengajuan.

Penggajian dan slip gaji

Data absensi, cuti, dan lembur yang sudah tercatat menjadi dasar perhitungan gaji. Setelah gaji diproses, karyawan bisa melihat slip gajinya di aplikasi.

Manfaat HRIS untuk pemilik bisnis dan karyawan

Manfaat HRIS terasa di dua sisi. Pemilik bisnis dan tim HR menghemat waktu administrasi karena data cukup diisi sekali dan dipakai di banyak proses. Karyawan mendapat akses langsung ke absensi, saldo cuti, dan slip gajinya sendiri, sehingga urusan sehari-hari bisa diselesaikan lewat HP.

Bagi pemilik bisnis, manfaat yang paling cepat terasa biasanya ada di akhir bulan. Rekap absensi dan lembur sudah tersedia saat jadwal gajian tiba, sehingga perhitungan gaji jadi lebih cepat dan konsisten dari bulan ke bulan.

Bagi karyawan, HRIS memberi kejelasan. Saldo cuti bisa dicek kapan saja, status pengajuan terlihat jelas, dan slip gaji tersimpan rapi di aplikasi. Kejelasan seperti ini membantu membangun kepercayaan antara karyawan dan bisnis.

Bagi tim HR, HRIS memindahkan fokus dari mengumpulkan data ke memeriksa hasil akhir. Waktu yang tersisa bisa dipakai untuk hal lain, seperti merekrut karyawan baru atau menyusun program pelatihan.

Tanda bisnis siap memakai HRIS

Bisnis biasanya siap memakai HRIS saat jumlah karyawan bertambah, cabang mulai lebih dari satu, atau jadwal kerja makin bervariasi. Pada tahap ini, rekap manual mulai memakan banyak waktu, dan sistem yang terhubung membantu tim tetap fokus pada operasional harian.

Beberapa tanda yang umum terlihat:

• Karyawan tersebar di beberapa cabang. Pemilik bisnis perlu melihat kehadiran semua cabang dari satu tempat.
• Jadwal kerja bergilir. Restoran, toko, dan pabrik dengan pembagian shift butuh absensi yang mengikuti jadwal setiap karyawan.
• Pengajuan rutin makin banyak. Cuti, lembur, dan klaim biaya datang hampir setiap hari dan perlu alur persetujuan yang jelas.
• Hitungan gaji makin beragam. Komponen lembur, cuti, dan potongan berbeda di tiap karyawan, sehingga rekap manual butuh waktu lebih lama.

Kriteria memilih HRIS untuk bisnis di Indonesia

HRIS yang tepat untuk bisnis di Indonesia memenuhi empat kriteria: sesuai aturan ketenagakerjaan dan pajak yang berlaku, mudah dipakai karyawan lewat HP, punya alur persetujuan yang bisa disesuaikan, dan mampu mengikuti pertumbuhan jumlah karyawan maupun cabang.

Sesuai aturan yang berlaku di Indonesia. Pastikan sistem bisa mengakomodasi komponen penggajian yang umum di Indonesia, seperti potongan PPh 21, iuran BPJS, dan THR. Tanyakan juga bagaimana penyedia memperbarui sistemnya saat aturan berubah.

Mudah dipakai lewat HP. Banyak karyawan lapangan, seperti kru dapur atau staf toko, lebih sering memegang HP daripada komputer. Aplikasi yang praktis membuat absensi dan pengajuan berjalan lancar.

Alur persetujuan yang fleksibel. Setiap bisnis punya struktur yang berbeda. Pilih sistem yang memungkinkan pengajuan diteruskan ke orang yang tepat, misalnya kepala cabang atau HR.

Siap tumbuh bersama bisnis. Pertimbangkan rencana bisnis ke depan, seperti membuka cabang baru atau menambah karyawan, lalu pastikan sistem bisa mengikutinya.

Labamu HRIS untuk absensi sampai penggajian

Labamu HRIS adalah sistem HRIS dari Labamu yang menghubungkan absensi, cuti, lembur, dan penggajian dalam satu alur. Karyawan mengurus absensi dan pengajuan dari HP, HR menyetujui semuanya dari satu tempat, dan gaji dihitung dari data yang sudah tercatat. Labamu HRIS cocok untuk bisnis dengan jadwal kerja bergilir seperti restoran, grosir, dan pabrik pakaian.

Yang bisa dikerjakan Labamu HRIS

• Absensi sesuai shift. Karyawan check-in dari HP, dan kehadirannya tercatat lengkap dengan lokasi serta menyesuaikan jadwal shift masing-masing.
• Pengajuan cuti dan reimburse. Karyawan mengajukan cuti dan klaim biaya dari HP, lalu langsung melihat sisa saldo cutinya.
• Persetujuan di satu tempat. Semua pengajuan masuk ke satu kotak masuk, sehingga HR bisa menyetujuinya dari satu tempat.
• Penggajian dari data yang tercatat. Gaji dihitung dari data absensi, cuti, dan lembur yang sudah tercatat, sehingga HR cukup memeriksa hasil akhirnya.
• My Payslip. Karyawan bisa melihat slip gajinya kapan saja dari aplikasi.

Yang membuat Labamu HRIS bisa diandalkan

• Aturan penggajian Indonesia sudah tersedia. PPh 21 metode TER, iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan, serta THR dihitung dengan tarif dan batas sesuai tanggal berlakunya.
• Setiap angka bisa ditelusuri. HR bisa melihat input, rumus, dan tarif di balik setiap baris slip gaji.
• Persetujuan sebelum gaji dibayar. Setiap penggajian melewati persetujuan, dan angkanya terkunci setelah disetujui.
• Keamanan data terjaga. Akses data gaji diatur per peran, karyawan hanya melihat datanya sendiri, dan Labamu dikelola CashEnable Pte Ltd yang tersertifikasi ISO/IEC 27001:2022.

Langkah mulai memakai Labamu HRIS

Langkah pertama adalah melihat fitur lengkapnya dan menjadwalkan demo singkat yang disesuaikan dengan kebutuhan tim. Dari sana, kamu bisa menilai alur mana yang paling cocok dengan operasional bisnis.

Kenali fitur lengkapnya di halaman Labamu HRIS.

Buku catatan karyawan pertama itu mungkin masih tersimpan di laci. Bedanya, sekarang bisnis kamu punya sistem yang siap tumbuh bersama setiap karyawan baru.

Pertanyaan seputar HRIS

Apa kepanjangan HRIS?

HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System, atau sistem informasi sumber daya manusia. Sistem ini dipakai untuk mengelola data dan administrasi karyawan secara digital dalam satu tempat.

Apa bedanya HRIS dan HRMS?

HRIS umumnya berfokus pada data dan administrasi karyawan, seperti absensi, cuti, dan penggajian. HRMS mencakup semua fungsi itu ditambah pengelolaan talenta, seperti rekrutmen, penilaian kinerja, dan pelatihan.

Apa saja contoh fitur HRIS?

Contoh fitur HRIS antara lain data karyawan terpusat, absensi lewat HP, pengelolaan jadwal shift, pengajuan cuti dan lembur, klaim biaya, alur persetujuan, penggajian, dan slip gaji digital.

Apakah HRIS bisa dipakai lewat HP?

Bisa. Banyak HRIS menyediakan aplikasi untuk karyawan, sehingga absensi, pengajuan cuti, dan pengecekan slip gaji bisa dilakukan langsung dari HP.

Kapan bisnis mulai butuh HRIS?

Bisnis biasanya mulai butuh HRIS saat jumlah karyawan bertambah, punya lebih dari satu cabang, atau menerapkan jadwal kerja bergilir. Pada tahap ini, sistem yang terhubung membantu rekap absensi dan gaji tetap rapi.