Cash Drawer, Teman Duet Sistem POS

Sesuai namanya, cash drawer adalah laci untuk menyimpan uang tunai, cek, atau tanda terima dari hasil transaksi. Namun, di zaman modern, istilah ini telah berevolusi dari mesin kasir tradisional menjadi bagian penting dari sistem point of sales (POS). Mau tahu lebih lanjut tentang ini? Berikut informasi menariknya!

Apa Itu Cash Drawer?

Di artikel sebelumnya, Labamu sudah pernah membahas tentang sistem Point of Sales (POS). Mengutip kembali definisi dari Stripe, POS adalah sistem yang mengombinasikan software dan hardware untuk memproses pembayaran dan mencatat transaksi bisnis.

Ketika transaksi selesai dan pembayaran diterima, cash drawer dapat terbuka secara otomatis melalui perintah dari sistem POS. Ini memungkinkan kasir menyimpan uang tunai yang diterima atau mengambil kembalian.

Jadi, cash drawer adalah salah satu perangkat fisik yang menjadi bagian integral dari sistem ini. Ini adalah sebuah laci atau rak yang digunakan untuk menyimpan uang tunai, koin, dan dokumen pembayaran seperti struk dan kuitansi. 

Perangkat ini sering kamu jumpai di meja kasir supermarket, restoran, maupun toko kecil, bukan?

Manfaat Cash Drawer

Jika diintegrasikan dengan sistem POS, cash drawer bukan lagi lacai biasa. Ini tidak hanya berfungsi sebagai rak untuk menyimpan dan mengorganisir uang tunai, tetapi juga mendukung efisiensi dan keamanan transaksi sebagaimana yang akan dijelaskan setelah ini.

1. Keamanan Transaksi

Cash drawer yang terintegrasi dengan sistem POS memiliki mekanisme kontrol yang hanya memungkinkan laci terbuka pada saat diperlukan, misalnya setelah transaksi selesai. Dari segi keamanan, ini bisa mencegah akses yang tidak sah. Baik oleh karyawan atau pihak luar yang berniat buruk.

2. Efisiensi Operasional

Sistem POS memungkinkan cash drawer terbuka secara otomatis setelah transaksi berhasil, tanpa perlu membuka kunci dan sebagainya. Ini membuat proses jadi lebih cepat dan sederhana, terutama di saat jam sibuk. 

3. Akuntabilitas dan Pelacakan

Sistem POS juga mampu mencatat setiap kali cash drawer dibuka, termasuk alasannya. Karena itulah, alat ini mampu memberikan fungsi kontrol yang bagus. Misalnya memastikan bahwa uang dikeluarkan sesuai kebutuhan dan ketika ada kesalahan hitung atau transaksi yang tidak sah, ini lebih mudah terdeteksi.

4. Profesionalisme Bisnis

Cash drawer yang terintegrasi dengan sistem POS memberikan kesan lebih modern dan terorganisir. Hal ini penting untuk menciptakan pengalaman belanja yang nyaman pada pelanggan sekaligus menunjukkan bahwa bisnismu menggunakan sistem yang andal dan aman untuk mengelola uang tunai.

5. Kompatibilitas dengan Teknologi Lain

Banyak cash drawer dirancang kompatibel dengan perangkat lain, seperti printer struk atau scanner barcode yang terhubung ke sistem POS. Tentu saja ini memberikan kemudahan tambahan, seperti sinkronisasi laporan penjualan harian dan mengurangi human error karena semuanya berjalan otomatis.

Jenis-jenis Cash Drawer

Cash drawer hadir dalam berbagai jenis untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang beragam. Namun, secara garis besar, cash drawer bisa dibedakan menjadi tiga jenis seperti yang akan dijelaskan di bawah ini.

1. Cash Drawer Manual

Jenis cash drawer yang satu ini juga sering disebut Electronic Cash Register (ECR). Dan sesuai namanya, laci ini harus dibuka secara manual menggunakan kunci atau tombol mekanis yang tersedia.

Keunggulan:

• Tidak memerlukan daya listrik atau koneksi ke perangkat lain.

• Mudah dioperasikan dan dipindahkan.

• Cocok untuk bisnis kecil dengan volume transaksi rendah.

Kelemahan:

• Tidak terintegrasi dengan sistem POS.

• Memberikan tingkat keamanan yang lebih rendah.

2. Cash Drawer Otomatis

Kalau jenis yang satu ini umumnya sudah terintegrasi dengan sistem POS sehingga kamu bisa mengoperasikannya melalui sistem.

Keunggulan:

• Bisa terbuka otomatis setelah transaksi selesai sehingga meningkatkan efisiensi.

• Dapat melacak waktu pembukaan untuk keamanan tambahan.

• Cocok untuk bisnis dengan volume transaksi yang tinggi.

Kelemahan:

• Membutuhkan koneksi ke perangkat POS, baik software maupun hardware.

• Harga lebih mahal dibandingkan jenis manual.

3. Cash Drawer dengan Port USB atau RJ11

Jenis ini dilengkapi dengan port USB atau RJ11 untuk menghubungkannya langsung ke komputer atau sistem POS. Namun, sebelum membelinya, pastikan bahwa jenis cash drawer ini kompatibel dengan perangkat lunak yang digunakan.

Keunggulan:

• Mudah diintegrasikan dengan perangkat modern.

• Meningkatkan akurasi pencatatan transaksi secara otomatis.

• Mendukung penggunaan perangkat lunak tambahan untuk analisis data transaksi.

Kelemahan:

• Tidak semua model kompatibel dengan aplikasi POS yang digunakan.

• Bergantung pada daya atau koneksi yang stabil sehingga rentan terhadap gangguan listrik atau jaringan.

Tips Memilih Cash Drawer yang Tepat

Supaya kamu memilih cash drawer yang tepat, perhatikan dulu beberapa tips berikut ini.

1. Pertimbangkan Volume Transaksi dan Kapasitas Kompartemen

Hal pertama yang harus kamu pertimbangkan adalah volume transaksi harian. Kalau bisnismu menerima banyak transaksi tunai setiap hari, pilih cash drawer dengan kapasitas kompartemen yang lebih besar. Ini memudahkan kasih untuk mengorganisir dengan lebih rapi. 

2. Punya Sistem Keamanan yang Kuat

Pilih cash drawer yang menawarkan sistem penguncian yang mumpuni.  Ini penting untuk memastikan keamanan di dalamnya. Beberapa model bahkan menawarkan fitur penguncian tambahan seperti kunci fisik yang hanya bisa diakses oleh manajer atau staf khusus.

3. Pilih Bahan Berkualitas dan Mudah Dibersihkan

Cash drawer adalah perangkat yang akan sering digunakan setiap hari. Oleh karena itu, pilihlah yang materialnya kuat dan tahan lama. Selain itu, pastikan perangkat ini mudah dibersihkan karena sering bersentuhan dengan uang kertas dan koin yang kotor.

4. Pertimbangkan Harga

Selain memikirkan harga yang terjangkau, kamu tetap harus melihat segi ketahanan, kemudahan, dan keamanannya. Jangan sampai karena ingin mendapatkan cash drawer dengan harga murah kamu malah mengesampingkan kualitas dan manfaat utamanya. 

5. Pastikan Kompatibel dengan Sistem POS

Cash drawer modern biasanya terhubung dengan sistem POS. Jadi, pastikan cash drawer yang Anda pilih kompatibel dengan perangkat POS yang kamu gunakan. Ini penting supaya cash drawer berfungsi secara otomatis setiap kali transaksi selesai.

Itulah penjelasan tentang cash drawer dan kaitannya dengan sistem POS. Nah, untuk yang satu ini, sudah pasti kamu harus menggunakan POS Kasir dari Labamu. Yuk, download aplikasinya lewat Google Play atau App Store!