Cara membuat KPI atau Indikator Kinerja Utama yang tepat bisa menjadi langkah penting agar bisnis kamu tumbuh dan berkembang dengan lebih terarah. Meskipun, harus diakui bahwa menganalisis data bisnis kadang terasa sulit dilakukan.
Kamu mungkin sudah tahu bahwa untuk membantu bisnis berkembang, penting untuk memantau berbagai aspek penting dari bisnis kamu. Namun, sebagai pemilik usaha kecil, tentu ada banyak hal yang harus kamu perhatikan setiap hari.
Di sinilah KPI berperan untuk membantu kamu mengukur dan meningkatkan bisnis tanpa harus tenggelam dalam data yang rumit. Simak penjelasan lengkapnya di artikel ini.
Apa Itu KPI?
Sebelum membahas cara membuat KPI, kamu perlu tahu dulu pengertiannya. KPI atau Indikator Kinerja Utama (IKU) adalah nilai-nilai yang dapat diukur untuk menunjukkan kesehatan bisnis dan kemajuan kamu dalam mencapai tujuan.
Dengan memantau KPI, kamu bisa tahu apakah strategi bisnis berhasil atau tidak, serta menemukan bagian mana yang perlu diperbaiki.
Misalnya, jika penjualan menurun, KPI bisa membantu kamu mengetahui apakah masalahnya ada pada promosi, harga, atau kepuasan pelanggan. Dengan begitu, kamu bisa memperbaikinya lebih cepat sebelum menjadi masalah besar.
Cara Membuat KPI yang Tepat untuk Bisnis Kecil
Tidak ada satu daftar KPI yang cocok untuk semua bisnis. Setiap usaha memiliki kebutuhan dan tujuan yang berbeda. Namun, ada beberapa langkah sederhana yang bisa kamu ikuti untuk menentukan KPI yang paling sesuai.
1. Tentukan Tujuan Bisnis Kamu
Langkah pertama dalam cara membuat KPI adalah memahami tujuan bisnis kamu. Apakah kamu ingin meningkatkan penjualan, memperluas pelanggan, menjaga kepuasan pelanggan, atau meningkatkan efisiensi operasional?
Misalnya, jika tujuan kamu adalah meningkatkan kepuasan pelanggan, maka KPI-nya bisa berupa tingkat kepuasan pelanggan atau jumlah pelanggan yang kembali membeli. Namun, jika kamu ingin meningkatkan keuntungan, maka KPI seperti laba bersih dan margin laba bersih bisa digunakan.
Menentukan tujuan sejak awal akan membantu kamu fokus pada metrik yang benar-benar penting.
2. Cara Membuat KPI Sesuaikan dengan Tahap Bisnis
KPI yang kamu gunakan sebaiknya sesuai dengan tahap perkembangan bisnis.
Bisnis baru biasanya fokus pada hal-hal seperti arus kas dan penjualan awal. Misalnya, kamu bisa melacak days sales outstanding (DSO), yaitu seberapa cepat kamu bisa mengubah piutang menjadi uang tunai.
Sedangkan bisnis yang sudah lebih stabil mungkin akan lebih fokus pada retensi pelanggan dan produktivitas tim. Jadi, sesuaikan KPI dengan kondisi dan prioritas bisnis kamu saat ini.
3. Gunakan Campuran Indikator “Leading” dan “Lagging”
Kamu sebaiknya memiliki kombinasi antara indikator pendahulu (leading indicator) dan indikator hasil (lagging indicator).
Indikator pendahulu membantu kamu memprediksi hasil di masa depan, seperti tingkat kepuasan pelanggan atau jumlah prospek baru. Sementara indikator hasil menunjukkan hasil akhir, seperti laba bersih atau total penjualan.
Contohnya, kepuasan pelanggan (leading indicator) bisa menjadi tanda bahwa penjualan akan meningkat di masa depan, sedangkan laba (lagging indicator) menunjukkan seberapa baik bisnis kamu berjalan selama periode tertentu.
5 KPI Penting yang Wajib Kamu Pantau
Berikut lima KPI utama yang bermanfaat untuk hampir semua bisnis kecil.
1. Laba Bersih dan Cara Membuatnya
Laba bersih menunjukkan apakah bisnis kamu menghasilkan lebih banyak uang daripada yang dibelanjakan. Rumusnya:
Laba bersih = Pendapatan – Biaya
Dengan memantau laba bersih, kamu bisa tahu apakah strategi yang kamu jalankan benar-benar menguntungkan atau perlu perbaikan.
2. Margin Laba Bersih
Margin laba membantu kamu memahami seberapa efisien bisnis menghasilkan keuntungan dari pendapatan. Rumusnya:
Margin laba bersih = Laba bersih ÷ Pendapatan
Jika margin laba kamu meningkat dari tahun ke tahun, artinya bisnis semakin efisien dalam mengelola biaya.
3. Rasio Cepat (Quick Ratio)
Arus kas adalah nyawa bisnis kecil. Sementara rasio cepat dapat membantu kamu menilai apakah kas dan aset lancar cukup untuk menutupi kewajiban jangka pendek. Rumusnya:
(Kas + Piutang Usaha + Sekuritas Lancar) ÷ Kewajiban Lancar
Jika hasilnya 1 atau lebih, berarti bisnis kamu sehat secara kas.
4. Biaya Akuisisi Pelanggan (CAC)
CAC menunjukkan berapa banyak biaya yang kamu keluarkan untuk mendapatkan satu pelanggan baru. Rumusnya:
(Biaya Penjualan + Biaya Pemasaran) ÷ Jumlah Pelanggan Baru
Mengetahui CAC membantu kamu menilai apakah strategi pemasaran kamu efisien atau perlu disesuaikan.
5. Nilai Seumur Hidup Pelanggan (Customer Lifetime Value)
KPI ini menunjukkan berapa besar nilai rata-rata yang dihasilkan dari seorang pelanggan selama dia tetap membeli produk atau jasa kamu. Rumus sederhananya:
Nilai Seumur Hidup Pelanggan = Rata-rata Pembelian × Frekuensi Pembelian × Lama Hubungan
Mengetahui nilai ini membantu kamu menentukan berapa banyak biaya yang layak dikeluarkan untuk mempertahankan pelanggan.
Menetapkan Target untuk KPI
Setelah kamu menentukan KPI, langkah berikutnya adalah menetapkan target yang jelas dan realistis.
- Pilih angka yang spesifik. Misalnya, tingkatkan penjualan sebesar 10% dalam satu tahun.
- Pastikan targetnya realistis. Jangan terlalu tinggi agar tetap bisa dicapai.
- Komunikasikan dengan tim. Pastikan semua orang tahu tujuan dan mengapa target itu penting.
- Tinjau secara rutin. Periksa hasil KPI setiap bulan atau kuartal agar bisa menyesuaikan strategi lebih cepat.
Gunakan Alat untuk Melacak KPI
Kamu tidak perlu memantau KPI secara manual di spreadsheet. Ada banyak alat digital yang bisa membantu, seperti:
- Perangkat lunak akuntansi cloud untuk melihat laporan keuangan secara otomatis.
- Google Analytics untuk memantau trafik dan konversi di toko online.
- Alat penjadwalan media sosial untuk melacak keterlibatan pelanggan di Instagram, TikTok, atau Facebook.
Dengan alat ini, kamu bisa lebih fokus mengembangkan bisnis tanpa terbebani analisis data yang rumit.
Selaraskan Tim dan Jadwalkan Peninjauan
Pastikan semua pihak dalam bisnis kamu, mulai dari bagian keuangan, operasional, hingga pemasaran, memahami dan memantau KPI yang sama. Jadwalkan waktu rutin, misalnya setiap bulan, untuk meninjau hasil KPI. Dengan begitu, kamu bisa langsung mengambil tindakan jika ada area yang perlu diperbaiki.
Kembangkan Bisnis dengan Toko Online di Labamu
Setelah tahu cara membuat KPI dan memantau performa bisnis, kamu bisa melangkah lebih jauh dengan membuka Toko Online di Labamu. Dengan fitur ini, kamu bisa menjangkau pasar lebih luas dan menjual produk kapan saja, di mana saja.
Cukup unggah detail produk, seperti nama, foto, harga, dan kategori, lalu bagikan katalog digital kamu ke media sosial atau WhatsApp. Pelanggan jadi bisa langsung memesan ke bisnis kamu tanpa ribet!
Langkah Membuat Toko Online di Labamu:
- Klik menu “Kelola”
- Pilih fitur “Produk”
- Klik “Bagikan Toko Online-mu”
- Masukkan detail produk dan pilih media sosial untuk dibagikan
Dengan toko online, kamu tidak hanya punya data KPI yang jelas, tetapi juga sistem yang siap membantu bisnis tumbuh lebih cepat.
Simpulannya, dengan mengetahui cara membuat KPI dan menerapkannya dengan benar, ini akan membantu kamu memahami kondisi bisnis dengan lebih baik karena KPI membuat setiap langkah bisnis lebih terarah, efisien, dan terukur.Jadi, jangan tunggu lagi. Mulailah buat KPI yang sesuai dengan tujuan bisnis kamu dan gunakan alat digital seperti Labamu untuk memantau hasilnya dengan mudah.
