Cara Membuat Invoice untuk Bisnis yang Perlu Kamu Tahu

Dalam menjalankan aktivitas bisnis, ada banyak hal penting yang harus kamu perhatikan. Tak sebatas pada mendapatkan keuntungan, kamu juga harus mengetahui strategi promosi yang tepat dan bagaimana cara membuat invoice yang benar. 

Alasannya, invoice adalah faktur yang berperan penting dalam pencatatan transaksi dan semua pembayaran. Artikel berikut ini akan membahas mengenai pengertian invoice dan cara tepat membuatnya untuk bisnis.

Apa Itu Invoice?

Mudahnya, invoice adalah faktur atau dokumen yang dipakai untuk kebutuhan pengiriman tagihan kepada konsumen atau pelanggan atas produk yang dibeli atau jasa yang telah digunakan. 

Biasanya, invoice dibuat oleh pihak penyedia layanan atau penjual kepada pelanggan setelah menyelesaikan transaksi sesuai kesepakatan. 

Adapun, pembuatan invoice ini memiliki tujuan sebagai bukti pencatatan yang jelas dan sah mengenai produk yang dibeli atau jasa yang dipakai oleh pelanggan, berikut nominal yang wajib dibayarkan. 

Invoice sendiri termasuk permintaan untuk melakukan pembayaran dengan rincian informasi berupa jumlah produk atau jasa, detail transaksi, nama penjual dan pembeli, waktu dan tanggal terjadinya transaksi, hingga tenggat waktu pembayaran. 

Pentingnya Invoice untuk Bisnis

Secara keseluruhan, adanya invoice dapat membuat kamu lebih mudah dalam membuat pembukuan, catatan keuangan, serta rekonsiliasi. 

Berikut ini beberapa alasan mengapa invoice menjadi komponen bisnis yang tidak boleh kamu lewatkan: 

• Invoice berperan sebagai dokumen penagihan yang sah dan valid dari penjual kepada pelanggan dalam hal pembayaran.

• Apabila terjadi ketidaksesuaian antara harga dan jumlah barang yang dibeli atau digunakan, invoice dapat menjadi acuan yang sah karena berperan sebagai bukti terjadinya transaksi pembelian. 

• Selain itu, invoice juga berperan penting untuk mengamati perkembangan bisnis dengan akurat karena memuat catatan pembelian berdasarkan periode waktu. 

• Invoice juga berperan untuk memudahkan pemilik bisnis dalam membuat pembukuan keuangan. 

  
  

Informasi Penting yang Harus Ditulis dalam Invoice

Sebagai pemilik usaha, kamu tentunya harus dapat membuat invoice yang akurat dan profesional untuk pelanggan. Oleh karena itu, pastikan informasi penting berikut ini kamu sertakan saat membuat invoice: 

• Informasi tentang perusahaan, termasuk nama perusahaan, alamat lengkap, email, dan nomor pajak serta nomor kontak. 

• Informasi tentang pelanggan, termasuk nama pelanggan, alamat, email, nomor kontak, atau nama perusahaan apabila pelanggan adalah perusahaan. 

• Tanggal dan nomor faktur, fungsinya untuk memudahkan pihak keuangan dalam melacak setiap transaksi. 

• Detail transaksi, termasuk nama produk atau jasa, jumlah produk atau jasa yang dibeli atau digunakan, juga harga setiap produk atau jasa. Sertakan pula jumlah nominal yang harus dibayarkan oleh pelanggan.

• Tanggal tenggat pembayaran, berguna untuk informasi kepada pelanggan agar bisa menyelesaikan transaksi sebelum jatuh tempo. 

  
  

Cara Membuat Invoice

Bergantung pada preferensi dan kebutuhan, cara membuat invoice bisa dilakukan baik secara manual maupun secara daring melalui bantuan aplikasi atau program khusus. 

Berikut ini cara membuat invoice yang harus kamu perhatikan: 

1. Cara membuat inovice manual menggunakan spreadsheet

Cara pertama adalah membuat invoice dengan menggunakan spreadsheet secara manual. Kamu bisa menggunakan Microsoft Excel, Google Sheets, maupun aplikasi lainnya yang serupa. 

Apabila kamu membuat invoice dengan cara konvensional, pastikan saja semua data yang kamu tuliskan sudah akurat. Sebaiknya, lakukan pengecekan berulang untuk menjamin semua data yang kamu tuliskan sudah benar. 

• Akses Google Sheets atau Microsoft Excel 

Setelah memilih aplikasi yang ingin kamu pakai, buat file baru lalu pilih template invoice yang sudah tersedia pada sistem berdasarkan preferensi dan kebutuhanmu. Kamu bisa memanfaatkan template ini sebagai acuan awal pembuatan invoice secara konvensional.

• Mengganti informasi pada template

Setelah memilih template yang tepat, langkah selanjutnya adalah mengganti beberapa data atau informasi yang sudah tertulis dalam template tersebut. 

Informasi yang perlu diubah seperti nama penjual dan pelanggan, tanggal transaksi, jenis transaksi (apakah pembelian produk atau penggunaan jasa), tenggat waktu pembayaran, kuantitas produk, dan nominal yang harus dibayarkan. 

Pastikan semua informasi penting seperti nominal yang wajib dilunasi, tanggal pelunasan, nama penjual dan pelanggan kamu tulis dengan tepat. Pastikan pula jumlah barang yang dibeli dan harga satuan untuk setiap produk tercacat dengan tepat. 

Setelah semua bagian tersebut kamu tuliskan, atur penggunaan mata uang yang kamu pakai untuk bertransaksi. 

Caranya, klik teks yang tercetak tebal pada kolom Jumlah atau Amount, lalu pilih menu Format Cells, lanjutkan dengan memilih menu Currency dan OK untuk menyimpan semua perubahan data yang sudah kamu lakukan. 

2. Cara membuat invoice dengan bantuan program online

Cara membuat invoice berikutnya adalah memanfaatkan bantuan program online yang sudah banyak tersedia. 

Cara kedua ini banyak dipilih karena membuat invoice secara manual tentu memerlukan lebih banyak waktu. Sebab, kamu harus memasukkan data satu per satu dan memastikan semua data sudah akurat. 

Guna mempersingkat hal tersebut dan membuat aktivitas operasional bisnis menjadi lebih efisien, cara membuat invoice dengan menggunakan program online menjadi solusi praktis. 

Adanya program ini akan membuat pekerjaan menjadi lebih cepat selesai dengan potensi kesalahan yang minim. Terlebih kalau kamu harus membuat banyak invoice dalam satu hari. 

Melalui penggunaan program online, kamu tak hanya dapat membuat invoice lebih cepat dan mudah, tetapi juga memungkinkan pembuatan invoice secara otomatis. 

Terutama jika kamu memanfaatkan layanan payment link yang membuat proses transaksi juga menjadi lebih mudah bagi pelanggan. 

Agar memudahkan proses transaksi dan pencatatan, kamu bisa menggunakan Labamu. Tersedia fitur POS Kasir dengan banyak metode transaksi yang dapat digunakan sesuai dengan preferensi pelanggan. 

Selain itu, fitur ini terintegrasi dengan laporan keuangan, sehingga semua transaksi akan langsung tercatat. 

Tak ketinggalan, Labamu juga memiliki dukungan fitur lainnya seperti Atur Bahan Baku, versi Desktop App, dan Penawaran. Yuk, pakai Labamu sekarang juga!