Point of Sales adalah: Jenis, Cara Kerja, dan Manfaatnya

Kalau kamu menjalankan bisnis yang menerima pembayaran, penting untuk menggunakan sistem yang aman dan efisien. Ini memungkinkan operasi bisnis berjalan lancar, pemilik bisnis dan karyawan fokus pada tugas yang lebih penting, dan pada akhirnya mampu meningkatkan laba usaha. Nah, solusinya adalah dengan memanfaatkan sistem point of sales (POS).

Dalam artikel ini, kami membahas apa itu sistem POS, menilai manfaat penggunaannya, dan melihat beberapa jenis sistem yang tersedia. Simak, ya!

Apa itu Point of Sales (POS)?

Menurut Stripe, point of sales adalah sebuah sistem yang mengombinasikan perangkat keras dan perangkat lunak untuk memproses pembayaran dan mencatat transaksi bisnis.

Perangkat keras yang digunakan mencakup mesin kasir, pembaca kartu, pemindai barcode, printer, layar sentuh, dan sebagainya.

Sementara perangkat lunaknya mencakup aplikasi atau program yang berfungsi untuk mencatat pesanan, menerima pembayaran, memantau inventaris, membuat faktur, mengumpulkan data pemasaran, mengelola penjualan, hingga membuat laporan keuangan—tergantung kebutuhan bisnis.

Teknologi POS memungkinkan penggunanya melakukan dan/atau menerima pembayaran menggunakan perangkat lainnya, seperti smartphone, tablet, atau laptop.

Apa Saja Jenis Sistem POS?

Sistem POS umumnya melayani berbagai industri dan model bisnis. Namun, sistem ini memiliki beberapa jenis yang membedakannya satu sama lain. Berikut penjelasannya.

1. Sistem POS Tradisional

Biasanya ditemukan di toko fisik, ini melibatkan pengaturan dengan komputer, mesin kasir, barcode scanner, printer, dan mesin pembaca kartu (EDC). Sistem ini memerlukan server di tempat dan sering kali merupakan bagian dari jaringan terintegrasi. Contoh paling umum bisa kamu temukan di supermarket.

2. Sistem POS Seluler

Jenis POS yang satu ini bisa diakses melalui smartphone atau tablet sehingga menawarkan fleksibilitas dan portabilitas untuk penggunanya. Ini memungkinkan transaksi bisnis bisa dilakukan dari mana saja. Sistem POS seluler paling banyak digunakan bisnis kecil, food truck, dan pop-up store.

3. Sistem POS Berbasis Cloud

POS berbasis cloud juga dikenal sebagai Software as a Service (SaaS). Sistem ini beroperasi melalui internet dan menyimpan data di cloud. Menawarkan akses dan skalabilitas yang mudah. Ideal untuk bisnis skala kecil dan menengah.

4. Sistem POS Swalayan

Umumnya digunakan di toko-toko yang menerapkan self-service. Pasalnya, sistem ini memungkinkan pelanggan untuk memindai dan membayar barang mereka sendiri. Jenis POS ini dianggap mampu mengurangi biaya tenaga kerja dan meningkatkan kecepatan pembayaran. Contoh penerapannya bisa kamu temukan di McDonald’s.

5. Sistem POS Kios

Mirip dengan sistem POS swalayan, tapi kios adalah unit mandiri yang digunakan pelanggan untuk memesan atau melakukan pembelian. Misalnya di tempat makan, bioskop, dan kios di bandara.

6. Sistem POS Multisaluran

Sistem ini mengintegrasikan penjualan di toko fisik dan daring sehingga memungkinkan pemilik bisnis mengelola inventaris, data pelanggan, dan penjualan di seluruh saluran. Cocok untuk kamu yang menjalankan toko fisik dan daring sekaligus.

Bagaimana Cara Kerja Sistem Point of Sales?

Tergantung jenisnya, sistem point of sales bisa bekerja dengan cara yang berbeda. Namun, secara general, sistem POS bekerja seperti berikut:

1. Customer selection. Pelanggan memilih produk/layanan yang mau mereka beli dan menambahkannya ke keranjang belanja virtual. Bisa dengan scan barcode, input manual, atau menggunakan layar sentuh.

2. Cost calculation. Sistem menghitung total biaya yang harus dibayarkan, termasuk pajak dan diskon kalau ada. Sistem ini juga mengakomodasi poin loyalitas atau harga khusus.

3. Payment processing. Sistem POS yang terhubung ke payment gateway akan memproses pembayaran dan mengotorisasi transaksi.

4. Receipt generation. Setelah pembayaran berhasil, sistem membuat tanda terima yang bisa dicetak atau dikirim ke pelanggan secara elektronik.

5. Inventory management. Sistem POS memperbarui inventaris secara real time dan mengurangi barang yang terjual dari stok.

6. Data collection and analysis. Sistem POS mengumpulkan data tentang penjualan, preferensi pelanggan, dan tren inventaris sehingga bisa digunakan untuk membuat laporan, menganalisis kinerja, dan membuat keputusan bisnis yang strategis.

7. System integration. Sistem POS sering kali terintegrasi dengan perangkat lunak lain seperti software akuntansi, CRM, ERP, atau e-commerce.

Apa Saja Manfaat Point of Sales untuk Bisnis?

Berikut ini beberapa manfaat menggunakan sistem point of sale dalam bisnis.

1. Melacak Data Penting

Sistem POS mampu melacak banyak jenis data penting. Spesifikasinya mungkin berbeda, tapi umumnya sistem POS bisa menyimpan data inventaris, total penjualan, informasi pelanggan, tren penjualan, serta memastikan semuanya akurat.

2. Mempelajari Tren

Data-data yang ditangkap oleh sistem POS dapat membantumu mempelajari tren. Ini bagus sehingga kamu bisa membuat rencana selanjutnya dengan lebih baik. Misalnya dalam hal inventaris, ini membantumu menghindari pemesanan berlebihan atas barang-barang tertentu.

3. Mengotomatiskan Proses Transaksi

Sistem POS juga mampu menyederhanakan proses transaksi. Entah dengan kode QR atau scan barcode, sistem ini membiarkan perangkat lunak yang kamu gunakan untuk menarik informasi secara otomatis alih-alih memasukkan informasi secara manual.

4. Menjaga Keamanan Data

Sistem POS menggunakan teknologi berbasis cloud. Itu artinya, semua data transaksi tersimpan di dalam server. Dengan begitu, kamu tidak perlu khawatir kehilangan data karena semuanya otomatis tersimpan di cloud. Aman kan?

5. Meningkatkan Efisiensi

POS dapat mengurangi waktu per transaksi. Itu artinya, kamu bisa melayani lebih banyak klien per jam. Lebih jauh lagi, POS dapat meminimalisir human error karena sebagian besar prosesnya dilakukan secara otomatis dan akurat.

6. Merampingkan Operasional Bisnis

Lean operation bukan cuma tentang mengurangi jumlah karyawan, tapi juga perangkat yang kamu gunakan. Bukankah lebih mudah mengoperasikan sebagian besar aktivitas bisnis dalam satu sistem ketimbang harus mengoperasikan satu sistem per satu aktivitas? Ya, setidaknya otomatisasi ini memungkinkan kamu menghemat lebih banyak waktu untuk menjalankan bisnis daripada menyelesaikan pekerjaan administrasi.

7. Membuat Laporan yang Akurat

Dengan sistem POS kasir, semua detail penjualan terdokumentasikan secara lengkap dan terperinci. Kamu tidak perlu menghitung secara manual dan mengurangi error. Sistem POS akan secara otomatis merekam semua aktivitas yang dimasukkan dan kamu cukup mempelajari laporannya. Ini bagus untuk mendapatkan gambaran umum tentang kinerja bisnis dan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki.

8. Mengakomodasi Banyak Toko Sekaligus

Kalau kamu mengoperasikan jaringan waralaba atau memiliki banyak toko, akan sangat merepotkan kalau harus memeriksa laporannya satu per satu. Namun, dengan sistem POS, kamu bisa mengelolanya hanya dalam satu aplikasi untuk mengetahui pola tren, melacak penjualan, dan merencanakan pemesanan.

Semua manfaat-manfaat ini bisa kamu dapatkan lho dengan mendownload aplikasi Labamu lewat Google Play atau App Store. Labamu menyediakan banyak fitur yang bisa kamu gunakan secara gratis atau membuka fitur yang hanya kamu butuhkan. Yuk, buruan rasakan manfaatnya!