Apa Itu Invoice: Fungsi, Tipe, dan Elemennya

Apa pun jenis dan ukuran perusahaanmu, invoice memainkan peran penting dalam proses akuntansi untuk membantu perusahaan melacak dan menagih pembayaran pada pelanggan. Nah, di artikel ini Labamu akan mengajakmu membahas lebih dalam soal apa itu invoice, kegunaan, dan tipenya. Yuk, simak!

Apa Itu Invoice? 

Mengutip laman Investopedia, invoice adalah dokumen resmi yang merinci dan mencatat transaksi antara penjual dan pembeli. Dokumen ini biasanya memuat ketentuan transaksi dan memberikan informasi mengenai metode pembayaran yang tersedia.

Dulu, invoice dicatat di atas kertas dan dibuat dalam beberapa salinan sehingga penjual dan pembeli masing-masing memiliki catatan transaksi. Namun, sekarang invoice bisa dicetak maupun dikirimkan melalui e-mail.

Bentuk elektronik ini memungkinkanmu untuk mencari, menyortir, dan melacak transaksi dengan lebih mudah dan cepat.

Fungsi Invoice

Penjual bisa mengirimkan invoice kepada pembeli untuk menagih pembayaran. Bagaimanapun invoice adalah perjanjian yang mengikat secara hukum dan menunjukkan bahwa kedua belah pihak telah setuju terhadap harga dan ketentuan pembayaran yang tertera. Namun, selain itu ada manfaat lain dari invoice. Berikut penjelasannya.

1. Menyimpan Catatan Transaksi

Manfaat terpenting dari invoice adalah sebagai catatan penjualan yang sah. Ini membantu perusahaan untuk mengetahui kapan barang/layanan tersebut disediakan, siapa pembelinya, dan berapa jumlah transaksinya.

2. Melacak Status Pembayaran

Selain itu, invoice juga merupakan dokumen berharga bagi orang-orang akuntansi. Ini membantu mereka melacak status pembayaran dan jumlah yang terutang (piutang) perusahaan.

3. Memberikan Perlindungan Hukum

Invoice adalah bukti yang sah untuk menunjukkan kesepakatan antara penjual dan pembeli atas barang/jasa serta harga dan ketentuan pembayarannya. Ini melindungi penjual dari tuntutan hukum yang bersifat penipuan sekaligus membantu penjual mendapatkan hak atas kewajiban yang telah mereka penuhi.

4. Membantu Mengarsipkan Catatan Pajak

Pencatatan dan pengarsipan invoice membantu perusahaan melaporkan pendapatan dan memastikan bahwa jumlah pajak yang dibayarkan telah sesuai dengan jumlah yang seharusnya.

5. Menjadi Alat Analisis Bisnis

Menganalisis invoice bisa membantu bisnis mengumpulkan informasi dari pola pembelian pelanggan serta mengidentifikasi tren, produk terlaris, waktu puncak pembelian, dan banyak lagi. Ini membantumu mengembangkan strategi pemasaran yang efektif.

Tipe-tipe Invoice

Kamu mungkin mengira bahwa semua invoice sama saja. Secara fungsi memang mungkin sama, tapi ada banyak tipe invoice yang kegunaannya berbeda-beda. Berikut adalah tipe invoice yang paling banyak digunakan.

1. Sales Invoice

Ini adalah tipe invoice standar yang paling sering digunakan. Sales invoice menguraikan barang/jasa yang disediakan dan biaya yang harus dibayarkan kepada perusahaan penyedia. Perlu diingat bahwa dokumen ini biasanya juga menyertakan persyaratan pembayaran yang harus dipatuhi oleh pelanggan. 

2. Proforma Invoice

Beberapa pelanggan mungkin memerlukan proyeksi biaya sebelum memulai kerja sama atau menyetujui persyaratan pembelian. Dalam hal ini, penjual bisa mengirimkan proforma invoice untuk memberikan detail dan ketentuan transaksi. Tipe invoice ini biasanya ditandatangani oleh pelanggan sebagai persetujuan atas persyaratan dan sinyal untuk melanjutkan proyek.

3. Interim Invoice

Interim invoice atau invoice sementara biasa digunakan dalam transaksi yang pembayarannya dicicil. Misalnya untuk proyek yang cakupannya besar atau bersifat jangka panjang. Dalam konteks ini, penjual akan mengirimkan interim invoice secara bertahap untuk menerima pembayaran sambil berupaya menyelesaikan seluruh kewajibannya pada pelanggan.

4. Final Invoice

Final invoice adalah invoice yang diterbitkan ketika penjual telah menyelesaikan proyek atau memenuhi pesanan. Faktur ini sebenarnya mirip dengan proforma invoice dan sales invoice, tapi biasanya berisi detail tambahan mengenai hasil akhir proyek yang dikerjakan.

5. Commercial Invoice

Commercial invoice biasanya digunakan untuk perdagangan luar negeri sebagai deklarasi bea cukai dalam penjualan barang yang diekspor melintasi batas internasional.

6. Timesheet Invoice

Timesheet invoice adalah dokumen penagihan yang beban biayanya dihitung berdasarkan jumlah jam kerja karyawan yang dihabiskan untuk proyek tersebut. Jenis invoice ini bisa memberi manfaat lain bagi perusahaan, seperti untuk melacak jam kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek sekaligus melakukan upaya-upaya yang bisa meningkatkan produktivitas karyawan.

7. Recurring Invoice

Recurring invoice digunakan untuk pelanggan yang memesan produk atau layanan yang sama secara konsisten dari waktu ke waktu, seperti biaya berlangganan. Kamu bisa mengirimnya secara berkala tanpa perlu merubah informasi mengenai produk/layanan dan yang berkaitan dengan klien.

8. Overdue Invoice

Sayangnya, tidak semua pelanggan membayar invoice tepat waktu, meskipun ketentuan pembayarannya sudah dinyatakan dengan jelas dan profesional. Dalam kasus pembayaran yang jatuh tempo, perusahaan biasanya akan menerbitkan overdue invoice untuk mengingatkan pelanggan bahwa mereka belum menuntaskan kewajiban pembayaran. Biasanya ini mencakup denda keterlambatan, opsi untuk rencana pembayaran, atau tindakan penagihan utang.

9. Credit Notes

Credit notes adalah jenis invoice yang diterbitkan ketika terjadi perbedaan, kerusakan, atau kesalahan pengiriman barang. Ini bisa terjadi akibat kesalahan saat menerbitkan invoice, kehilangan barang saat pengiriman, barang rusak, pembatalan pembelian, atau alasan lainnya.

Baca juga: 15 Usaha yang Menjanjikan di Tahun 2025 Untung Besar

Elemen-elemen dalam Invoice

Invoice yang baik dan sah secara hukum memuat informasi yang dibutuhkan pelanggan untuk melakukan pembayaran dan menjelaskan ketentuannya. Inilah berbagai elemen yang harus disertakan dalam invoice.

1. Judul Invoice

Kata "Invoice" atau padanannya serta logo perusahaan harus terlihat jelas pada dokumen agar mudah dikenali.

2. Nomor Invoice

Setiap invoice harus memiliki pengenal unik seperti nomor faktur, nomor pesanan pembelian, atau nomor referensi untuk membedakannya dari faktur penjual lainnya.

3. Tanggal-tanggal Penting

Adapun tanggal-tanggal yang harus disertakan dalam invoice adalah:

• Tanggal barang atau layanan diberikan kepada pelanggan.

• Tanggal pengiriman invoice.

• Tanggal jatuh tempo pembayaran.

4. Kontak Penjual dan Pembeli

Invoice juga harus mencantumkan dengan jelas nama penjual dan pembeli serta informasi kontak yang diperlukan. Ini memudahkan masing-masing pihak agar dapat saling menghubungi jika ada pertanyaan atau isu yang perlu diselesaikan.

5. Rincian Produk/Layanan dan Harganya

Faktur harus menjelaskan setiap produk atau jenis layanan yang diberikan beserta total biaya yang harus dibayarkan. Biasanya, invoice menambahkan kolom khusus untuk menjabarkan detail kuantitas, harga per item, jumlah biaya, dan total yang harus dibayarkan. Ada bagusnya kalau kamu juga menulisnya dalam bentuk terbilang untuk verifikasi.

6. Tarif Pajak dan Diskon

Kalau pembayaran tersebut dikenai pajak atau memiliki diskon, informasi ini juga harus dicantumkan secara detail dalam invoice.

7. Syarat dan Ketentuan Pembayaran

Invoice yang baik juga perlu mencantumkan syarat dan ketentuan pembayaran yang diharapkan perusahaan untuk menerima pembayaran, termasuk periode pengiriman uang (jatuh tempo), metode pembayaran, pemberlakukan denda, maupun ketentuan lainnya.

Itulah penjelasan seputar apa itu invoice dan semua hal yang perlu kamu tahu. Syukurlah, di zaman serba digital seperti sekarang ini, ada banyak kemudahan dalam berbisnis yang bisa kamu dapatkan. Salah satunya dengan memanfaatkan aplikasi Labamu yang bisa mengakomodasi segala kebutuhan pencatatan transaksi dan administrasi bisnis, termasuk pembuatan invoice. Yuk, segera download aplikasinya lewat Google Play atau App Store!